FAQ
zur Ausschreibung „Externe DEI-Datenerhebung in Ihrer Organisation“
Fragen zum Bewerbungsprozess
1. Bis wann können wir uns für die Ausschreibung bewerben?
Das Online-Formular müssen Sie bis zum 25. September 2025 abgeschlossen haben. Zugang zum Online-Formular erhalten Sie auf Anfrage unter info@vielfaltentscheidet.de
2. Welche Unterlagen müssen wir für die Bewerbung einreichen?
Keine, Sie müssen nur die abgefragten Informationen im Online-Formular bereitstellen. Zugang zum Online-Formular erhalten Sie auf Anfrage unter info@vielfaltentscheidet.de
3. Wie umfangreich ist das Online-Formular?
Das Online-Formular besteht aus rund 15 offenen und geschlossenen Fragen. Die Antworten sollten sie mit den relevanten Stakeholdern Ihrer Organisation vorab zusammen erarbeiten und dann in das Formular übertragen.
4. Nach welchen Kriterien werden die Bewerbungen ausgewählt?
Die eingehenden Bewerbungen werden u.a. nach folgenden Kriterien bewertet:
- Motivation für eine Erhebung von ADGD in Ihrer Organisation
- Einbettung der Erhebung in Ihre Gesamtstrategie
- Stand des Themas DEI in Ihrer Organisation: Strukturen, Policies und Ressourcen wie z.B. Beauftragte, Arbeitsgruppen, Leitbild, Beschlüsse auf Leitungsebene.
- Nachhaltige Verwendung der Erhebungsergebnisse
- Fachkenntnisse und Verfügbarkeit des Teams für das interne Projektmanagement bzgl. Erkenntnisinteressen, Stakeholdermanagement, Kommunikation, IT, Datenschutz
Bei der Auswahl der Organisation ist uns auch wichtig verschiedene Bereiche wie Bildung, Unternehmen, Verwaltung, Sozialträger oder Zivilgesellschaft abzubilden.
5. Wie lange dauert es, bis wir eine Rückmeldung zur Bewerbung erhalten?
Wie planen das Auswahlverfahren bis zum 15. Oktober abzuschließen, je nach Anzahl der Bewerbungen.
Fragen zu Organisation und Teilnahme an einer Erhebung
6. Können sich kleinere Organisationen gemeinsam bewerben? Falls ja, wie genau funktioniert das?
Ja, Sie können sich als Verbund bewerben, so dass Sie mindestens 1.500 Personen abdecken. Bei der Berichtslegung werden wir sicherstellen, dass eine Re-Identifikation von Umfrageteilnehmenden nicht möglich wird, d.h. wir werden Daten auch über die Mitglieder des Verbundes hinweg aggregieren müssen. Ein Verbund kann nur von ähnlichen Organisationen gebildet werden, also z.B. eine Gruppe von Volkshochschulen, eine Gruppe von Sportvereinen oder eine Gruppe lokalen Verwaltungen. Dabei muss eine Organisation die Leitung des Verbundes übernehmen und Ansprechorgan agieren.
7. Können wir auch teilnehmen, wenn wir bislang noch keine DEI-Maßnahmen eingeführt haben?
Ja, eine Erhebung kann als Bestandsaufnahme für eine zukünftige DEI-Strategie und Maßnahmen durchgeführt werden. Jedoch setzen wir dann voraus, dass Ressourcen für die nachhaltige Bearbeitung von DEI in der Organisation sichergestellt sind, wie z.B. Personal, Beschluss der Leitung, Budget, etc.
8. Welche zeitlichen und personellen Ressourcen müssen wir selbst für die Teilnahme bereitstellen?
Die Erhebung dauert von der Anbahnung, Vorbereitung, Durchführung bis zur Auswertung und Berichtslegung mindestens 12. Monate. In dieser Zeit müssen Sie das interne Projektmanagement umsetzen um die Erhebung zu ermöglichen, diese an Ihren Kontext anzupassen und zu begleiten. Dies betrifft u.a. Ermittlung Ihres Erkenntnisinteresses, Stakeholdermanagement & Advocacy, interne Kommunikation, Anpassung der Umfrage an Ihren Kontext, Datenschutz, technische Umsetzung.
9. Können wir Einfluss auf den Inhalt oder Umfang der Befragung nehmen?
Ja. In der Anbahnungs- und Vorbereitungsphase stellen wir Ihnen den Standard unseres Erhebungsinstrumentes vor und passen diesen gemeinsam an Ihre Struktur und Erkenntnisinteressen an. Vorgegeben sind jedoch die vier Themen: 1) Diversität; 2) Diskriminerungserfahrungen, 3) Diversitätslima & Machtmisbrauch und 4) Evaluation von Maßnahmen. Mindestens müssen die ersten beiden Themen Diversität und Diskriminierungserfahrungen abgedeckt werden.
Fragen zu Datenschutz und Datensicherheit
10. Wie wird gewährleistet, dass die Datenerhebung DSGVO-konform erfolgt?
Dies werden wir Ihnen in unserem Datenschutzkonzept erläutern. Die Erhebung setzt die individuelle Einwilligung zur Erhebung von personenbezogenen Daten besonderer Art nach Art. 9a DSGVO voraus. Die anschließende Pseudonominierung und Anonymisierung setzen wir dann durch zahlreiche Maßnahmen um. Das datenschutzrechtliche Vorgehen stimmen wir mit Ihrer*m Datenschutzbeauftragten ab, eine Gemeinsame Verantwortung nach Art 26 DSGVO oder eine Auftragsverarbeitung liegt bei der Erhebung nicht vor.
11. Werden unsere Rohdaten an andere Parteien weitergegeben oder außerhalb der Organisation genutzt?
Nein, die Rohdaten werden zu keinem Zeitpunkt an Sie oder Dritte weitergegeben. Nach Abschluss der Erhebung und Berichtslegung werden die personenbezogenen Rohdaten gelöscht, evtl. wird zuvor daraus ein synthetischer, d.h. vollständig anonymisierter Datensatz für organisationsunabhängige Forschung erstellt.
Fragen zur Durchführung der Erhebung
12. Welche Dimensionen der Vielfalt werden untersucht?
Derzeit sind folgende Dimensionen im Erhebungsstandard abgedeckt. Die Messung der einzelnen Dimensionen erfolgt mehrstufig, die dazugehörigen Items wurden von uns in den letzten Jahren in Grundlagenforschung, Konsultation mit Expert*innen und in Zusammenarbeit mit betroffenen Gruppen erarbeitet und in verschiedenen Kontexte getestet und verifiziert.
- ethnische Herkunft/ rassistische Diskriminierung (AGG)
- Migrationshintergrund (AGG)
- Staatsangehörigkeit
- Geschlecht, Geschlechtsidentität (AGG)
- Religion und Weltanschauung (AGG)
- Behinderung und Beeinträchtigung (AGG)
- Lebensalter (AGG)
- Sexuelle Identität (AGG)
- soziale Herkunft / finanzielle Prekarität
- Geburtsort / Sozialisation Ost-/Westdeutschland
- Familiäre Fürsorgeverantwortung
Die Ergebnisse der einzelnen Dimensionen kann unter Beachtung der Anonymität gekreuzt und für eine intersektionale Analyse genutzt werden.
13. Wie genau läuft die Erhebung in unserer Organisation ab?
Der Erhebungsprozess ist standardisiert und wird in drei Phasen umgesetzt.
Phase I: Anbahnung und Vorbereitung
A) ggf. Online-Vortrag Einführung in ADGD mit Stakeholdern
B) Bereitstellung von Arbeitsdokumenten für die Ermittlung des Erhebungskontextes und für Ihre interne inhaltliche und strategische Vorbereitung der Erhebung:
- Fragenkatalog: u.a Klärung Kontext, Erkenntnisinteressen, Stakeholder, Beteiligungsprozesse, Vorbereitung interner Maßnahmen, DSGVO-Relevanz, Prozess- und Kommunikationsmanagement, Organisationsstruktur, Analysetiefe, etc.
- visualisierte Prozessübersicht mit Fokus auf die Zusammenarbeit zwischen Ihnen und uns
- Checkliste / Anforderungskatalog (Technik, Datenschutz, Kommunikation)
- Datenschutzkonzept inkl. Einwilligung, ToMs und Informationspflicht
C) Online-Treffen mit Projektteam
Treffen (parallel zur Bearbeitung der Arbeitsdokumente durch Organisation): Kennenlernen koordinierende und verantwortliche Personen, Prozess- und Zeitplanung, erste Klärung des Erkenntnisinteresses, Rückfragen zu Dokumenten aus B)
Phase II: Umsetzung
D) Inhaltliche Anpassung in Abstimmung mit Ihnen
- kollaborative und iterative Anpassung der variablen Teile der Befragung an den Kontext Ihrer Organisation und Ergebnisse der Vorbereitung (Stellenstruktur und Statusgruppen, Maßnahmen und Anlaufstellen, ggf. über bisherige Befragung hinausgehendes Erkenntnisinteresse)
E) Datenschutz
- Abstimmung des Datenschutzkonzeptes mit dem jeweiligen Zuständigen der Organisation
- Finalisierung und Umsetzung des Datenschutzkonzeptes
- Erstellung des Vertrags über die gemeinsame Verantwortung gem. Art. 26 DSGVO
F) Kommunikation
- Unterstützung und Beratung bei der Erstellung von Kommunikationsprodukten für die Bewerbung der Umfrage unter den potenziellen Befragten
- Bereitstellung von Vorlagen und Beispielen
G) Technische Umsetzung
- Programmierung des Umfrageinstruments in LimeSurvey
- Anpassung der Auswertungs- und Berichtssysteme (Data Pipeline) an die Umfrage
- Bereitstellung des Umfragelinks inkl. Token (Versand erfolgt durch Ihre IT)
- Bereitstellung der Server-Infrastruktur
H) Feldphase
- Pretest und ggf. Anpassung in LimeSurvey
- Bereitstellung der Umfrage
- Monitoring und technischer Support
Phase III: Analyse und Berichtslegung
Dauer ca. 3 Monate
I) Vobereitung
- Bereinigung und Pseudonominierung des Datensatzes
- Anpassung der DataPipeline und des Auswertungscodes
- Erstellung erster deskriptiver Reports
J) Auswertung
- Analyse (deskriptiv und ggf. inferenzstatistisch)
- Interpretation der Daten
- Zusammenfassung relevanter Ergebnisse, inkl. Abstimmung mit der Organisation
- ggf. weitere Analysen bzgl. spezifischer Erkenntnisinteressen
- Testen und generieren von Hypothesen
K) Berichtslegung
- Erstellung von Grafiken und Texten
- Formulierung von Handlungsempfehlungen
L) Ergebnisprodukte
- Erstellung des Ergebnisberichtses PDF
- Erstellung von Präsentation und Vortrag
- Erstellung von Scrolly-Telling
- Erstellung von Dashboard
M) Päsentation und Austausch
- Vortrag und Präsentation der Ergebnisse inkl. Diskussionsrunde innerhalb der Organisation
- Austausch zu datenbasierten Maßnahmen
Was kostet eine Erhebung
14. Mit was für Kosten ist zu rechnen und wovon sind diese abhängig?
Eine Erhebung beginnt ab ca. 70.000 €, abhängig von der Größe der Organisation/Verbund, Umfang des Erkenntnisinteresse und damit der Umfrage und abhängig von den gewünschten Ergebnisprodukten, z.B. Einem Scrollytelling oder einem Dashboard.
Nach einem unverbindlichen Erstgespräch lassen wir Ihnen eine nachvollziehbare Kostenkalkulation zukommen.
Als gemeinnützige Organisation können Sie für die Umsetzung der Erhebungen Fördermittel an uns Weiterleiten, eine Zuwendung zukommen lassen oder die Erhebung im Rahmen einer Vergabe ohne Teilnahmewettbewerb beauftragen. Alle nötigen Informationen und Unterlagen lassen wir Ihnen dafür zukommen.
Weitere Fragen
15.Wie lange dauert der gesamte Prozess – von der Datenerhebung bis zum Ergebnisbericht?
Mindestens 12 Monate, sehr stark abhängig von Ihren internen Prozessabläufen.
16. Welche technischen Voraussetzungen muss unsere Organisation für die Teilnahme erfüllen?
Sie müssen in der Lage sein, die Einladung zur Onlineumfrage per individualisierte Serien-Email zu versenden, so dass nicht nachvollziehbar, welche Emailinhalt an welche Emailadresse versandt wurde. Dazu lassen wir Ihnen eine Prozessbeschreibung zukommen.
Fragen zu Ergebnissen und Leistungen
17. Welche konkreten Ergebnisse und Leistungen erhalten wir nach der Erhebung?
Sie erhalten die abgestimmten Ergebnisprodukte. Die personenbezogenen Rohdaten selbst erhalten Sie nicht, diese werden nach Berichtslegung vernichtet.
18. Gibt es eine Möglichkeit für Nachbetreuung oder Unterstützung bei der Umsetzung der Handlung?
Wir bieten keine diversitätsorientierte Organisationsberatung an. Jedoch können wir gerne in eine Austausch zu den Ergebnissen der Erhebung gehen und zu den Handlungsempfehlungen im Bericht.
Fragen zur langfristigen Nutzung und Folgemaßnahmen
19. Dürfen wir die Ergebnisse öffentlich kommunizieren, und gibt es dabei Einschränkungen?
Sie dürfen die Ergebnisse öffentlich kommunizieren unter Angabe der Urheberschaft von Citizens For Europe / Vielfalt entscheidet. Im Rahmen der Vergabe/Weiterleitung werden wir auch eine Vereinbarung bzgl. der Nutzungsrechte abschließen.
20. Ist es möglich, die Datenerhebung in den kommenden Jahren zu wiederholen, um unsere Entwicklung langfristig zu verfolgen?
Ja, ein Monitoring ist möglich und sinnvoll. Dabei sollte ein zeitlich Abstand von 3 – 5 Jahren etabliert werden um Veränderungen in der Organisation aufzuzeigen. Die Kosten für eine erneute Erhebung liegen ca. 30% unter der Ersterhebung.